La importancia de un procedimiento de requisitos legales en la gestión normativa
Las organizaciones, independientemente de su sector, están sujetas a un marco normativo que regula sus actividades. Para garantizar el cumplimiento de la legislación aplicable y evitar sanciones, es fundamental conocer los requisitos legales aplicables y contar con un procedimiento de identificación de requisitos legales bien definido. Este procedimiento no solo facilita la gestión normativa, sino que también permite cumplir con los requisitos exigidos por normas internacionales como ISO 14001 e ISO 45001 y recomendable para ISO 9001 e ISO 22000.
En este artículo, explicaremos cómo estructurar un procedimiento de requisitos legales, qué exige la normativa y cómo EcoGestor Legislación facilita su implementación en cualquier organización.
¿Qué debe incluir un procedimiento de identificación y evaluación de requisitos legales?
El procedimiento debe establecer la metodología para identificar, actualizar y evaluar los requisitos legales aplicables a la organización. A continuación, detallamos algunos de los elementos clave que debe contener:
1. Objetivo
El propósito del procedimiento es definir cómo la organización identifica, gestiona y evalúa el cumplimiento de la normativa legal aplicable, garantizando el conocimiento y la actualización de los requisitos de las normas ISO y reduciendo riesgos legales.
2. Alcance
Este procedimiento es aplicable a todas las áreas de la organización que puedan estar sujetas a requisitos legales en materia de medio ambiente, seguridad y salud, etc.
3. Responsabilidades
Se deben definir claramente los roles y responsabilidades en la identificación y control de los requisitos legales. Normalmente, las personas responsables incluyen:
- Dirección de la empresa
- Responsable de cumplimiento normativo
- Departamento de medio ambiente, calidad y seguridad y departamento de los activos de la empresa.
4. Identificación de requisitos legales
Este paso implica identificar las leyes, normativas y otros requisitos legales aplicables a la actividad de la organización. Se debe tener en cuenta:
- Legislación europea, nacional, autonómica y local
- Regulaciones específicas del sector
- Autorizaciones específicas (AAI, declaración de impacto ambiental, autorizaciones CAPCA, vertidos,…)
- Requisitos contractuales con clientes y proveedores
5. Actualización y revisión de requisitos legales
Para garantizar el cumplimiento, es fundamental disponer de un mecanismo de actualización continua. EcoGestor Legislación automatiza este proceso, alertando a la organización sobre cambios normativos relevantes.
6. Evaluación del cumplimiento legal
Se deben establecer criterios y metodologías para evaluar el grado de cumplimiento de los requisitos legales identificados. Según ISO 14001 y 45001, esta evaluación debe ser periódica y documentada y para ISO 9001 e ISO 22000 es recomendable.
En caso de detectar incumplimientos o desviaciones sobre los requisitos evaluados, se debe establecer una sistemática para eliminar éstas y las causas asociadas
Requisitos de las normas ISO en la identificación y evaluación de requisitos legales
Las principales normas ISO establecen la necesidad de gestionar adecuadamente los requisitos legales:
- ISO 14001 (Gestión Ambiental): Requiere que la organización determine y tenga acceso a los requisitos legales aplicables en materia ambiental, asegurando su cumplimiento y actualización.
- ISO 45001 (Seguridad y Salud en el Trabajo): Exige la identificación de los requisitos legales relacionados con la seguridad y salud laboral y su evaluación periódica.
- ISO 9001 (Calidad): Es recomendable la identificación y actualización de requisitos legales relacionados con la actividad de la empresa.
- ISO 22000 (Seguridad Alimentaria): Es recomendable la identificación y actualización de requisitos legales relacionados con la seguridad alimentaria.
Ejemplo práctico: Procedimiento de requisitos legales con EcoGestor Legislación
Para facilitar la implementación de este procedimiento, EcoGestor Legislación ofrece una solución digital adaptada a cualquier organización. A través de esta plataforma, se pueden gestionar de manera eficiente los requisitos legales con las siguientes funcionalidades:
- Identificación por consultor de requisitos legales según la actividad y ubicación de la empresa.
- Alertas de cambios normativos semanales.
- Evaluación periódica del cumplimiento legal, con informes detallados (incluyendo evidencias si fuese necesario).
- Registro documental y trazabilidad de todas las acciones relacionadas con el cumplimiento normativo.
Con EcoGestor Legislación, las empresas pueden garantizar el conocimiento y la actualización de los requisitos normativos exigidos por las normas ISO, reduciendo riesgos legales y optimizando la gestión del cumplimiento normativo.
Importancia del procedimiento
Contar con un procedimiento de requisitos legales es esencial para cualquier organización que desee garantizar el cumplimiento normativo y mejorar su desempeño en medio ambiente, seguridad y calidad. Gracias a herramientas como EcoGestor Legislación, este proceso se automatiza, asegurando una gestión eficaz y adaptada a las exigencias de las principales normas ISO.
Además, esto es extrapolable a centros ubicados no sólo en España, sino también en Portugal, Italia, Francia o Perú.
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